چگونه ماتریس ارزیابی عوامل داخلی سازمان خود را حساب کنیم؟

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
عوامل داخلی، بر خلاف عوامل خارجی تا حدود زیادي در کنترل مدیریت سازمان می باشند. یعنی مدیریت سازمان می تواند از طریق تصمیم گیری هاي خود، آنها را تغییر داده و کنترل کند.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
الگوي بررسی محیط داخلی، همانند بررسی عوامل خارجی است. در بررسی محیط داخلی ابتداء عوامل تاثیر گذار داخلی در دو محیط وظیفه اي شناسایی شده و تحت عنوان عوامل تاثیرگذار داخلی فهرست می شوند. سپس وضعیت فعلی و روند آتی این عوامل بر اساس مستندات و نظرات مدیران و کارشناسان پیش بینی می شود. این بررسی ها باید در محدوده اطلاعات موجود و نظرات افراد مطلع صورت گیرد. پس از شناسایی عوامل تاثیرگذار داخلی و روند آن ها، میزان کمک هر کدام از عوامل در دستیابی و عواملی که  به مقاصد آرمانی سازمان مشخص می شود. عواملی که به سازمان در رسیدن به مقاصدش کمک می کند « قوت » تلقی و عواملی که مانع دستیابی به آن می شوند « ضعف »  تلقی می شوند.

نکته کلیدي در بررسی عوامل داخلی این است که بسیاري از سازمان ها، ارزیابی عوامل داخلی را مترادف ارزیابی عملکرد می گیرند که کار نادرستی است. بالعکس، در بررسی عوامل داخلی این سوال مطرح می شود که هر حوزه وظیفه اي، براي دستیابی به مقاصد آرمانی تا چه اندازه توانایی دارد. اگر پاسخ به سوال مثبت باشد، سازمان در آن حوزه داراي قوت است و در ادامه به راهکارهایی خواهد اندیشید که بتواند از این پتانسل خود استفاده کند . اگر پاسخ منفی باشد، نشان دهنده این مطلب است که آن حوزه براي رسیدن به چشم انداز، نیازمند تقویت است . به عبارت دیگر، سازمان در ادامه به راهکارهایی خواهد اندیشید که آن حوزه را تقویت کند.

 

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
مشابه با ماتریس ارزیابی عوامل خارجی، با استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل داخلی می توان عوامل حوزه وظیفه اي سازمان را ارزیابی کرد. در ماتریس ارزیابی عوامل داخلی نیز صرف نظر از تعداد عوامل، امتیاز نهایی این ماتریس بین 1 تا 4 خواهد بود . اگر این عدد به چهار برسد بدین معناست که سازمان در محیط داخلی خود براي  محقق ساختن مقاصد آرمانی با شرایط خوبی (قوت) روبرو است.  عدد 1 بیانگر این است که سازمان در محیط داخلی و در مجموع با ضعف روبرو است. براي تهیه ماتریس ارزیابی عوامل داخلی باید گام هاي زیر طی شود:

1. فهرست عوامل تاثیرگذار داخلی در ستون اول نوشته می شود.

2. به عوامل فهرست شده ضریب اهمیت داده می شود. این ضرایب از صفر (بی اهمیت) تا یک (بسیار مهم ) می باشند . ضریب نشان دهنده اهمیت نسبی یک عامل بر اساس میزان مهم بودن آن عامل در موفقیت سازمان در صنعت یا بخش مربوطه در مقایسه با سایر عوامل است. معیار تعیین ضرایب اهمیت، ماموریت و چشم انداز است.

3. به هر یک از عوامل رتبه 1 تا 4 داده می شود و این عدد بیانگر میزان کمک آن عامل در دستیابی به مقاصد آرمانی تلقی می شود . « ضعف » ، بوده و عاملی که مانع است « قوت » می باشد. عاملی که به دستیابی به مقاصد کمک می کند

نحوه تعیین اعداد براي عوامل صورت زیر است:
– عدد 4 به معنی قوت جدي،
– عدد 3 به معنی قوت نسبی،
– عدد 2 به معنی ضعف نسبی،
– عدد 1 به معنی ضعف جدي.

4. پس از شناسایی ضریب اهمیت و رتبه عوامل، اکنون می توان امتیاز آنها را محاسبه کرد. امتیاز از هر عامل حاصل ضرب ضریب اهمیت در رتبه است. مجموع این امتیازات، وضعیت عوامل محیط داخلی را نشان می دهد. امتیاز نهایی عوامل داخلی عددي بین 1 تا 4 خواهد بود.در صورتی که امتیاز بین 1 تا 2/5 باشد، مجموعه عوامل داخلی دربردارندة ضعف است و در صورتی که امتیاز بین 2/5 تا 4 باشد محیط داخلی به عنوان محیطی که داراي قوت است، شناسایی می شود

نتیجه حاصل از گام هاي فوق در قالب ماتریسی به صورت نمودار زیر ارائه می شود که به ماتریس ارزیابی عوامل داخلی مشهور است.

 

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

 

مراحل بررسی عوامل داخلی

ارزیابی عوامل داخلی به ماتریس ارزیابی عوامل داخلی منتهی خواهد شد. براي رسیدن به ماتریس، مراحلی باید طی شود که عبارتند از:

مرحله 1: در آغاز بررسی عوامل داخلی، دبیرخانه کاربرگ زیر را تهیه کرده و فهرستی از عوامل پیشنهادی خود را در  آن وارد می کند. این کاربرگ به عنوان پیش نویس بوده و براي بررسی در دستور کارگروه قرار می گیرد. این کارگروه عوامل تاثیرگذار را شناسایی کرده و کاربرگ را کامل می کند.

 

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

مرحله 2 : در صورت شناسایی عوامل تاثیرگذار داخلی، اکنون نوبت به بررسی وضعیت موجود و پیش بینی روند آنها در آینده می رسد. این بررسی از طریق مستندات موجود و مصاحبه با مدیران و کارشناسان انجام می شود. خلاصه اي از نتایج بررسی هر عامل در دو یا سه خط در کاربرگ  وارد می شود. این کاربرگ براي اطلاع رسانی بوده و قرار نیست در مورد آن نظر داده شود. در ادامه کاربرگ زیر  تهیه شده و براي تکمیل در کارگروه آماده می شود.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

مرحله 3: کارگروه با استفاده از نتایج بررسی هاي انجام شده و همچنین بحث و بررسی گروهی، کاربرگ زیر را کامل می کند.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

مرحله 4: نتایج کارگروه در مرحله قبل در دبیرخانه جمع بندي شده و امتیاز محیط داخلی محاسبه می شود. اطلاعات به  که همان ماتریس ارزیابی عوامل داخلی است، وارد شده و به کمیته ارائه می شود. کمیته استراتژیک نتایج را بررسی، اصلاح و تصویب می کند و دبیرخانه آن ها را مستند کرده و براي ادامه کار نگهداري می کند.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی
ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *