مفهوم برنامه عملیاتی چیست؟

مفهوم برنامه عملیاتی

موفقیت شرکت تنها انتخاب استراتژی های مناسب نیست، بلکه تبدیل استراتژی به برنامه عملیاتی عامل اصلی در نتیجه گرفتن مناسب از برنامه ریزی استراتژیک است. استراتژی های انتخاب شده هر چقدر هم مناسب و موثر باشد تا زمانی که به صورت مناسب اجرا نگردد، ناموفق خواهد ماند. سازمان هایی که برای اجرای استراتژی سیستم رسمی و یکپارچه دارند از عملکرد بالایی برخوردار هستند.

استراتژی باید گام به گام از نظر به عمل یا از مفهوم به مصداق تبدیل شود. سازمان ها با استفاده از رویکرد اقتضایی و با کمک ابزارهای مدیریت استراتژیک و عملیات، می توانند استراتژی را به عملیات پیوند بزنند.

یک سیستم جامع و منسجم کمک می کند تا سازمان ها بر مشکلات و ناکامی هایی که در اجرای استراتژی هایشان (به ویژه استراتژی های تحولی و جدید) مواجه می شوند غلبه کنند. شرکت نیرو محرکه می تواند در دو حوزه استراتژیک (مدیریت استراتژیک) و حوزه عملیات (مدیریت عملیات) گام بردارد. در ابتدا حوزه های استراتژیک مدنظر قرار گرفته و بر مبنای آن حوزه عملیاتی هدایت می شود. نمودار زیر ، الگوی مراحل مختلف مدیریت را نشان می دهد.

بعد از تدوین برنامه استراتژیک سازمان ، بدون تدوین برنامه های عملیاتی نمی توان شاهد اجرای استراتژی ها در سطح سازمان بود. تمام تلاش برنامه ریزان باید به گونه ای باشد که تصمیمات سطح استراتژیک به سطح عملیاتی سازمان تسری یابد و این تنها با بسترسازی مناسب و تدوین برنامه های عملیاتی امکان پذیر است. نمودار زیر مبین الگوی روابط بین عناصر برنامه ریزی در سطوح استراتژیک و عملیاتی است.

مفهوم برنامه عملیاتی

در سطح استراتژیک مأموریت، چشم انداز و ارزش ها، اهداف استراتژیک و استراتژی های سازمان تبیین می شود. در سطح عملیات، ابتدا استراتژی های تدوین شده در سطح استراتژیک به اهداف عملیاتی ترجمه شده یا پیوند زده می شود و سپس برای هر کدام از اهداف عملیاتی، طرح های عملیاتی پیش بینی و در مرحله ترکیب این طرح ها اولویت بندی و دسته بندی شده و برخی از آن ها حذف و یا ادغام می شود و در نهایت ، در مرحله انتقال بودجه بندی، زمان بندی طرح ها صورت گرفته و برای آن ها مجری تعیین می شود.

2. مفهوم برنامه عملیاتی

مفهوم برنامه عملیاتی، شرح تفصیلی یا دستورالعمل اجرایی برنامه های استراتژیک است که در قالب اهداف عملیاتی و طرح ها، پروژه ها و فعالیت ها مشخص می گردد. در واقع می توان گفت که برنامه عملیاتی شامل اهداف کمی و مجموعه ای از طرح، پروژه و فعالیت می باشد که در زمان معین با بودجه تعیین شده توسط مجری مشخص به اجرا در می آیند.

3. سطوح برنامه عملیاتی

سطوح مختلف برنامه عملیاتی در نمودار زیر ارائه شده است. همان طور که در این نمودار ملاحظه می شود می توان سطوح مختلف برنامه عملیاتی را از لحاظ دوره زمانی به سه سطح برنامه های بلندمدت، میان مدت و کوتاه مدت تقسیم بندی نمود. برنامه بلندمدت از اهداف پنج ساله و طرح ها تشکیل شده است. برنامه میان مدت مرکب از اهداف سه ساله و پروژه ها می باشد و مجموع اهداف یک ساله و فعالیت ها را برنامه کوتاه مدت می نامند.

4. الگوهای برنامه ریزی عملیاتی

الگوهای مختلفی در برنامه ریزی عملیاتی وجود دارد که هر یک از این الگوها برنامه استراتژیک را با رویکردی خاص به مفهوم برنامه عملیاتی تبدیل می کنند. تفاوت این الگوها با یکدیگر در اجزا و جزئیات و نحوه رابطه بین آ ن ها است. در ادامه، چهار الگوی مطرح در زمینه برنامه ریزی عملیاتی شامل الگوی مدیریت نتیجه محور، الگوی تحلیل منطقی، الگوی ارزیابی متوازن و الگوی هوشین کانری معرفی می شوند.

الگوی مدیریت نتیجه محور:

الگوی مدیریت نتیجه محور 1 همانطورکه از نامش پیداست، فرآیندی نتیجه گراست و از نتیجه به ورودی می رسد. الگوی مدیریت نتیجه محور به بهبود اثربخشی مدیریت از طریق تعیین نتایج واقعی موردانتظار، نظارت بر میزان پیشرفت تحقق نتایج مورد انتظار، بازخورد نتایج برای بهبود تصمیم گیری و ارزیابی عملکرد کمک می نماید. در واقع این رویکرد، یک رویکرد مدیریت مشارکتی و تیم محور است که بر دستیابی به نتایج موردانتظار سازمان تمرکز دارد.

ارکان اصلی الگوی مدیریت نتیجه محور عبارتند از:

– تعریف اهداف استراتژیک که کانونی برای عملیات فراهم می سازد.
– تعیین نتایج موردانتظاری که به تحقق اهداف استراتژیک کمک می کند و با فرایندها و برنامه های سطوح پایین تر هماهنگ باشد.
– ارزیابی و نظارت مستمر عملکرد و گردآوری تجارب آموخته شده برای برنامه ریزی های آتی
– بهبود پاسخگویی از طریق بازخورد مستمر در جهت بهبود عملکرد

مراحل مختلف الگوی مدیریت نتیجه محور به شرح زیر می باشد:

– تعیین اهداف: تعیین نتایج موردانتظار که واضح و قابل اندازه گیری باشد.
– تعیین شاخص ها: برای هر یک از اهداف، بایستی تعیین شود که چه چیزی اندازه گیری شود و مقیاس و مولفه های آن چیست؟
– تنظیم و تعیین اهداف عملیاتی: برای هر شاخصی بایستی تعیین شود که میزان یا سطح موردانتظار چیست و در چه مکان و زمانی باید محقق شود.
– نظارت بر نتایج: ایجاد سیستم نظارت بر عملکرد که به طور مستمر نتایج واقعی عملیات را جمع آوری می کند.
– بازبینی و گزارش نتایج: مقایسه نتایج محقق شده یا واقعی با اهداف مشخص مورد انتظار
– تجمیع و یکپارچه سازی ارزیابی ها: استفاده از نتایج ارزیابی برای برنامه ریزی های آتی
– استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در توسعه روش ها، سیستم ها و اصلاحات جدید

برای اثربخشی بیشتر الگوی مدیریت نتیجه محور بایستی اقدامات زیر ه مزمان در سازمان صورت پذیرد:

– پاسخگو کردن مدیران و کارکنان در برابر نتایجی که حاصل شده و در حیطه کنترل آن ها بوده است.
– تفویض اختیار به مدیران به منظور انتخاب روش های اجرای فعالیت ها و اعمال اقدامات اصلاحی
– توجه به انتظارات و خواسته های ذینفعانی که تحت تأثیر نتایج و پیامدهای برنامه عملیاتی قرار می گیرند
– توسعه مشارکت و همفکری در سازمان و گسترش همکاری بین سازمان و سایر سازمان های ذینفع
– اصلاح و تجدیدنظر در رویه ها و سیاست ها بر اساس بازخوردهای ارائه شده از سیستم ارزیابی عملکرد سازمان

– توسعه مکانیسم های حمایتی شامل ارائه آموزش های مختلف به مدیران، ایجاد بانک اطلاعاتی ارزیابی عملکرد و تهیه کتابچه های راهنمای عمل نمودار زیر شمای کلی الگوی مدیریت نتیجه محور را نمایش میدهد. همانطور که در این نمودار مشخص است فرآیند برنامه ریزی برمبنای رویکرد نتیجه محور، از تعیین اهداف کمی آغاز شده و سپس خروجی ها، ورودیها و فعالیتها تعیین میشوند. ورودی ها همان ملزومات برنامه عملیاتی از جمله منابع میباشند.

همانگونه که در این نمودار مشخص میباشد فرآیند اجرای استراتژی عکس فرآیند برنامه ریزی میباشد، چرا که اجرا برخلاف برنامه ریزی از ورودی آغاز شده و تا دستیابی اهداف سطح بالاتر ادامه مییابد. همچنین لازم است شاخص هایی برای ارزیابی تحقق هر یک از سطوح تدوین و مبنای سنجش فرآیند قرار گیرد. نتایج بایستی طوری بیان و تشریح شوند که نوع و سطح تغییراتی که موردانتظار است را نشان دهند. بیان نتایج شروع می شود. به مثال های زیر توجه کنید: « بهبود » ،« تقویت » ،          « کاهش » ،« افزایش » موردانتظار با کلماتی چون

– افرایش تعداد مشترکین تحت پوشش درمنطقه موردنظر
– بهبود کیفیت محصول تولید شده
– تقویت دانش و مهارت کارکنان
– کاهش ضایعات فرایند تولید